Confidentialité des comptes annuels

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Les sociétés ont l'obligation de déposer leurs comptes annuels au greffe du Tribunal de Commerce. Est-ce que cela concerne toutes les entreprises ?

La publication des comptes les rend publics et consultables par n'importe quel tiers à la société. Pour les plus petites sociétés, ces informations dévoilées peuvent être sensibles et trop facilement exploitables par la concurrence. Aussi, l'article L. 232-25 du Code de commerce leur autorisent la confidentialité de leurs comptes annuels, les rendant inaccessibles auprès du public.

Le principe : le dépôt des comptes sociaux

Lors de la clôture de chaque exercice annuel, l'entreprise doit obligatoirement déposer un exemplaire de ses comptes sociaux au Registre du commerce et des sociétés (RCS). A réception par le Greffe, les comptes font l'objet d'une publication dans le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Cette publication est le point de départ de la publication des informations qui y figurent et rend les comptes accessible au public.

Le défaut de dépôt des comptes est punissable d’une amende de 1 500 euros (3 000 euros en cas de récidive).


Lorsque la société ne dépose pas ses comptes, toute personne ou le ministère public peut demander au président du tribunal de commerce :
•    d’enjoindre sous astreinte aux dirigeants sociaux de procéder au dépôt de ces documents,
•    ou de désigner un mandataire chargé d’effectuer ce dépôt.

Chaque document déposé doit être certifié conforme par le représentant légal de la société.

Les documents à déposer sont les suivants :

  • les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe sauf si dispense)
  • la décision d’approbation des comptes et d’affectation du résultat
  • le rapport de gestion (sauf en cas de dispense d’établissement)
  • le rapport du commissaire aux comptes (s’il y en a un)
  • le rapport du conseil de surveillance (uniquement pour les SA à directoire)
  • et, le cas échéant, la déclaration de confidentialité.

En cas de consolidation, il faut également déposer :

  • les comptes consolidés,
  • le rapport de gestion du groupe,
  • le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes consolidés,
  • le rapport du conseil de surveillance sur les comptes consolidés (uniquement pour les SA à directoire).

La consolidation est le fait de regrouper les états financiers (bilan, compte de résultat...) de toutes les sociétés d'un même groupe comme si elles ne formaient qu'une seule entité. En France, il s'agit d'une obligation légale dès lors qu'une entreprise exerce un contrôle sur une ou plusieurs autres. 

Les comptes sociaux peuvent être :

  • déposés directement au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social, dans le mois qui suit leur approbation
  • envoyés par courrier, dans le mois qui suit leur approbation  
  • transmis par voie électronique via le site infogreffe, dans les 2 mois qui suivent leur approbation.

En pratique, les documents doivent être déposés dans les 7 mois (ou 8 en cas de dépôt en ligne) qui suivent la date de clôture.

L'exception : comment rendre ses comptes confidentiels ?

Certaines entreprises peuvent demander à ce que leurs comptes annuels, une fois déposés au Greffe, ne soient pas rendus publics. L'article L. 232-25 du Code de commerce, modifié par l'article 16 du décret 2016-296 du 11-3-2016, propose cette option. On parle alors de confidentialité des comptes sociaux.

C'est simple, et ça ne coûte rien. Il suffit de joindre au moment du dépôt des comptes sociaux une déclaration de confidentialité.

Attention, confidentialité ne veut pas dire non-publication, l'obligation de déposer et publier les comptes de façon annuelle reste, mais la déclaration restreindra l'accès aux comptes aux seules administrations, autorités judiciaires, ainsi qu'à la Banque de France.

Trois situations encouragent généralement les entrepreneurs à déposer une déclaration de confidentialité :

  • lorsque les comptes de l’entreprise sont déficitaires
  • lorsque l’entreprise vient d’être créée, sa situation comptable n’est pas révélatrice de son potentiel
  • lorsque l’entreprise développe une stratégie comptable : en gardant ses comptes confidentiels, les concurrents et partenaires commerciaux n’ont pas accès aux mouvements comptables de l'entreprise.

Toutefois, publier ses comptes peut être favorable, car cela permet de “rassurer” les clients et fournisseurs sur la santé financière de l'entreprise et facilite de manière générale ses financements.

L'exception : qui est concerné ?

Seules les TPE peuvent déclarer leurs comptes confidentiels, ne pas les rendre publics. Il s'agit des micro-entreprises et des petites entreprises. Pour les sociétés entrant dans la catégorie des petites entreprises, la confidentialité se limite au compte de résultat.

Quel que soit leur taille, ne peuvent pas opter pour la confidentialité des comptes : les sociétés appartenant à un groupe, les établissements de crédit, les sociétés de financement, les entreprises d’assurance et de réassurance, les holding, et les sociétés cotées sur un marché réglementé.

Rappelons qu’une micro-entreprise est une entreprise individuelle bénéficiant d'un régime ultra-simplifié. Ce régime est ouvert aux entrepreneurs souhaitant exercer seuls une activité et est applicable quand le chiffe d'affaires annuel est inférieur aux seuils suivants :

  • 170 000 € pour les entreprises dont l'activité principale est la vente de marchandises, de denrées à emporter ou sur place, ou la prestation d'hébergements
  • 70 000 € pour les prestations de services et certaines professions libérales.

Pour bénéficier de cette confidentialité de dépôt, les entreprises doivent remplir au moins 2 des 3 critères suivants, selon l'article 1 du décret n° 2014-136 du 17 février 2014.

 

Pour les micro-entreprises :

  • chiffre d’affaires net inférieur à 700 000 euros
  • total bilan inférieur à 350 000 euros
  • effectif moyen inférieur à 10 salariés.

Pour les petites entreprises :

  • chiffre d’affaires net inférieur à 8 millions d’euros
  • total bilan inférieur à 4 millions d’euros
  • effectif moyen inférieur à 50 salariés.

La déclaration de confidentialité

Les micro-entreprises et petites entreprises souhaitant que leurs comptes ne soient pas rendus publics doivent accompagner les documents déposés au Greffe d’une déclaration de confidentialité (voir le modèle type plus bas). 

Cette déclaration de confidentialité des comptes doit comporter les informations suivantes :

  • la dénomination ou la raison sociale du déclarant, son numéro d’immatriculation au RCS, l’identité et la qualité du représentant légal signataire
  • l’exercice social qui fait l’objet de la déclaration
  • l’attestation sur l’honneur du déclarant de l’exactitude des renseignements fournis.

Cela comprend, entre autres, le fait que la société respecte bien les seuils de la micro-entreprise, qu’elle ne fait pas partie des sociétés exclues de cette option.

Le greffier va alors :

  • délivrer un certificat attestant que les comptes annuels ont été déposés mais ne sont pas communicables aux tiers
  • informer les tiers de cette déclaration de confidentialité en ajoutant une phrase dans l’avis paraissant au Bodacc. Les tiers demandant l'accès aux comptes recevront l’avis de dépôt accompagné de la mention : "les comptes annuels sont accompagnés d’une déclaration de confidentialité en application du premier alinéa de l’article L 232-25".

Liens externes

Article L. 232-25 du Code de commerce

Article 1 du décret n° 2014-136

Modèle-type de déclaration de confidentialité