Votre entreprise est-elle en règle sur le formalisme de ses factures émises ?
Une facture est un document détaillant les produits et/ou services vendus. Elle doit être :
- rédigée en français
- établie en 2 exemplaires
et comporter un certain nombre d'informations. L'article L 441-9 du Code de Commerce fixe les mentions obligatoires à faire figurer sur les factures, à savoir:
- Une date, correspondant en règle générale à celle de la livraison des marchandises ou des services rendus
- Un numéro unique, propre à chaque facture émise. Ce numéro est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaitre sans « trou » ; une facture ne peut en effet être supprimée (elle est éventuellement annulée par un avoir). La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d'exercice le justifient.
- L'identité du vendeur ou du prestataire de services, correspondant à la raison sociale pour une société, ou ses nom et prénom pour toute personne travaillant en nom propre (micro entrepreneur, artisan...), avec l'adresse du siège social, son numéro SIREN, le code NAF, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), et la ville du greffe (pour les commerçants)
- L'identité du client, avec sa dénomination sociale pour une société ou le nom pour un particulier, avec l'adresse postale
- Les numéros d'identifiant TVA du vendeur et du client, sauf pour les factures de moins de 150 euros
- La désignation de chaque produit ou des différentes prestations
- Le prix unitaire HT
- Le(s) taux de TVA applicable(s)
- Les totaux HT et TTC
- La date de règlement, prenant en compte les délais de paiement accordés (au comptant si le paiement est immédiat)
- Le taux des pénalités en cas de retard
- L'amende forfaitaire applicable en cas de retard (40€ par facture).
Depuis le 1er octobre 2019, doivent aussi être mentionnés:
- le numéro de bon de commande
- l'adresse de facturation du vendeur
- l'adresse de facturation de l'acheteur
En outre, le vendeur et l'acheteur doivent conserver chacun un exemplaire de la facture pendant une durée de 6 ans, telle que le prévoit la réglementation fiscale. En application du Code de Commerce, les documents et pièces comptables sont eux à conserver pendant 10 ans.
Quelles sanctions ?
Tout manquement à ces obligations est passible d'une amende administrative (et non plus pénale) d'un montant maximal de 75000 euros pour les entreprises individuelles et artisans, et jusqu'à 375000 euros pour les sociétés. Ces montants sont doublés en cas de récidive.
Quand émettre sa facture ?
Depuis le 1er octobre 2019, la règle a changé : la facture doit être émise dès le jour de livraison de la marchandise ou de la réalisation d'une prestation de service. En effet, avant cette date, le Code de Commerce et le Code des impôts différaient sur ce point ; les nouvelles dispositions s'alignent ainsi sur ce que prévoyait le Code des impôts (qui privilégiait donc la livraison plutôt que l'accord de vente).