Faire le choix de la domiciliation ou choisir une adresse pour se domicilier sont deux choses bien différentes. Trop souvent, nous entendons des prospects chercher une solution au plus vite - et au moins cher - pour établir le siège de leur entreprise. Or, quelques critères de comparaison sont à prendre à compte pour faire de l'adresse de sa société un actif stratégique.
Nous allons distinguer dans cette article les besoins les plus fréquents qui imposent la domiciliation comme solution idéale ; et vous aiderons ensuite à identifier les enjeux qui vont vous permettre de faire un comparatif entre adresses.
Les 10 raisons de domicilier son activité professionnelle
Pourquoi avoir recours à la domiciliation?
Les raisons les plus fréquentes tiennent aussi bien à la situation personnelle du dirigeant qu'au projet qu'il souhaite développer. Les porteurs de projet de création d'entreprise ignorent la plupart des situations qui peuvent arriver durant la vie d'une entreprise. Ce sont pourtant des cas vécus, que les entrepreneurs expérimentés prennent en considération.
Voici donc les 10 raisons de faire une domiciliation :
- Préserver sa vie privée : utiliser son adresse personnelle pour le siège social de son entreprise implique que tous les prospects, clients, fournisseurs et autres tiers connaissent le lieu de vie du dirigeant de la société ; et puissent tirer des conclusions - hâtives forcément ! - sur un prétendu train de vie ou, à l'inverse, un manque potentiel de ressources personnelles. Cela implique aussi que toutes les correspondances officielles (impôts, tribunal de commerce, etc.) arriveront chez vous ; et donc aussi les plus désagréables (courriers de relance de fournisseurs, avis d'huissier...). Voire des visites de prospect venus sans rendez-vous sur votre lieu de vie habituel.
- Soigner son image professionnelle : que fait un prospect qui ne connaît pas encore votre entreprise pour avoir plus de renseignements sur celle-ci ? Dans 90% des cas, il tape l'adresse postale sur Google... et obtient la photo du bâtiment ou de la maison. Google Maps a cartographié et photographié la plupart des rues françaises. Dans ces conditions, il est difficile de faire croire que vous gérez un site e-commerce depuis un immeuble d'habitation (le stock est-il dans la salle de bain?). De plus, Votre adresse doit refléter l'activité que vous y projetez.
- S'implanter sur une zone de chalandise : toutes les activités professionnelles n'ont pas vocation à adresser la France entière, ni même à s'exporter à l'international. Le département, voire l'agglomération quand elle représente une certaine taille, est souvent un territoire commercial suffisant pour l'entreprise, à ses débuts ou en pleine activité. L'adresse est importante pour que vos prospects vous reconnaissent comme un professionnel de proximité. Cela est encore plus vrai dans le cas d'activité s'exerçant en franchise : vous vous voyez affecter un territoire, et pas question d'en déborder. Votre adresse personnelle peut ainsi se trouver dans un département et votre activité professionnelle dans un autre. La domiciliation est donc un choix de fait car votre adresse personnelle est alors inutilisable.
- S'appuyer sur les services proposés à l'adresse : un véritable centre d'affaires n'est pas seulement une adresse. Vous pouvez y trouver tous les services de support qui améliorent votre quotidien d'entrepreneur. Ainsi de la gestion de votre courrier dans son ensemble ; si vous venez retirer votre courrier sur place, pourquoi pas aussi envoyer le vôtre ? Une autre tendance de fond est la réception de colis. Plus besoin de fréquenter le bureau de poste ou le Mondial Relay du coin, vous pouvez tout recevoir et envoyer depuis l'adresse de votre entreprise ! Et pourquoi pas passer au zéro papier en laissant le centre d'affaires scanner tous vos courriers ? Un service fréquent est aussi la prise d'appels ; le centre vous fournit votre propre numéro de fixe et répond au nom de votre société. La classe !
- Réduire ses impôts: la CFE (Contribution Foncière des Entreprises) est à l'entreprise ce qu'était la vignette à l'automobile. Un impôt obligatoire, concernant quasiment tous les types d'entreprise, micro-entrepreneurs compris, et calculée au niveau local. Chaque commune ou agglomération vote donc un taux d'imposition qui lui est propre. Et les disparités sont grandes. Par exemple, dans le Val d'Oise, la base minimale (environ 300 euros) varie du simple au triple entre communes ; Cergy-Pontoise pour la moins chère ; Enghien les Bains pour la plus élevée. Et ce n'est pas parce que vous êtes à la campagne que le taux est moins élevé. Bien au contraire.
- S'implanter dans le ressort d'un tribunal ou d'un SIE "pro business" : c'est l'information que vous aurez sans doute le plus de mal à connaître sans en parler avec votre domiciliataire ou d'autres entrepreneurs, mais c'est une réalité. Il y a des territoires où les contrôles fiscaux sont moins fréquents ; d'autres où le SIE (Service Impôt des Entreprises) est plus conciliant ; ou d'autres encore où les juges du tribunal de commerce différent sur les suites à donner... Pour l'anecdote, nous avons déjà eu en client un expert-comptable, faisant lui-même de la domiciliation, mais qui a souhaité se domicilier en dehors de ressort du SIE de son cabinet actuel car il jugeait celui-ci peut enclin à accorder des remises gracieuses en cas de retard de règlements. Dans la même veine, certains crédits d'impôts tels le CIR (Crédit Impôt Recherche) amènent à de fréquents contrôles. Il est donc nécessaire d'entretenir une relation de confiance avec son interlocuteur SIE, et de rester le cas échéant le plus longtemps possible dans le ressort de celui-ci.
- Se prémunir d'un déménagement : que l'on soit propriétaire ou locataire de son logement, nombreuses sont les situations conduisant à un déménagement. Or, nombreuses sont les situations de la vie personnelle qui impliquent un déménagement. Qu'elles soient heureuses, pour un meilleur habitat ou pour agrandir la famille ; ou moins réjouissante comme un divorce ou une séparation. Une avocate en droit de la famille nous avait relaté cette histoire. Celle d'un couple dans un divorce tendu dans lequel les époux se rendaient coup pour coup. Or, l'une avait obtenu l'usage de l'habitation principale... là où l'autre avait domicilié son entreprise. Autant dire qu'il a fallu beaucoup d'énergie pour récupérer les courriers et faire le transfert de siège... sans n'avoir plus accès à l'adresse officielle de l'entreprise !
- Choisir un lieu neutre entre associés : sachant que seule l'adresse personnelle du dirigeant peut être utilisée comme siège social, la pluralité d'associés peut être problématique en cas de conflit. D'autant que suivant ce principe, le dirigeant n'est pas forcément majoritaire, ni même parfois associé. Quid d'une séparation avec le dirigeant (démission ou révocation) lorsque l'adresse de l'entreprise est la sienne ?
- Eviter une adresse péjorative : votre habitation personnelle peut se situer à une adresse guère en adéquation avec un projet professionnel. Citons la rue de la grande truanderie à Paris , rue de la Verge d'Or à Toulouse, rue des Crottes à Marseille ou la rue des Boulets (Paris 11eme arrondissement).
En 1mn chrono, retrouvez en vidéo les bonnes raisons de domicilier son entreprise:
Et la 10e raison ? S'il y a autant de bonnes raisons de recourir à la domiciliation, sachez qu'il y en a une mauvaise: monter une escroquerie ! Sans doute la pire solution car les domiciliataires font partie des professions réglementées ayant des obligations déclaratives au SIE (Service des Impôts des Entreprises), à l'URSSAF, la DGCCRF (Répression des fraudes) et TracFin. Et tout centre de domiciliation sérieux veille à la bonne réputation de son adresse.
Outre les tracas administratifs (démarches auprès du greffe du tribunal de commerce), commerciales (prévenir tous ses clients, fournisseurs... et mettre au rebut tous ses supports imprimés, cartes de visite et autres catalogues), le transfert de siège social implique de nombreux coûts, au greffe (environ 200 euros), auprès d'un journal d'annonces légale pour publier l'annonce (150 euros) et auprès de votre conseil juridique, expert-comptable ou avocat, de par la tenue d'une assemblée extraordinaire.
Quels critères de choix pour une adresse de domiciliation ?
Les exemples précédents vous confirment que vous avez besoin de domicilier votre activité professionnelle.
Les éléments clefs pour un comparatif entre adresses de domiciliation.
Pour savoir quelle adresse de domiciliation choisir en particulier, il va falloir clarifier vos enjeux. A chaque enjeu correspond une caractéristique du prestataire.
Nous l'avons vu en début d'article, se domicilier répond à un besoin de stabilité et une "assurance anti déménagement". Mais toutes les adresses se valent-elles sur ce point ? Veillez à choisir une adresse dans un bâtiment dont le domiciliataire est propriétaire, et pas seulement locataire. En effet, un domiciliataire peut dépendre d'un bail commercial 3/6/9 pour disposer de locaux. Or, il suffit d'un conflit avec le bailleur pour que ce dernier mette fin au bail de location. Ainsi, par exemple, lors de la renégociation du loyer, lorsque aucune des parties ne s'accorde sur le nouveau tarif. Que se passe-t-il alors ? Le domiciliataire doit mettre fin à tous les contrats de domiciliation, sans indemnités (la prime d'éviction étant réservée au titulaire du bail). Cela arrive bien plus souvent que l'on ne croit...
Les adresses de domiciliation à Paris sont souvent choisies dans cette optique. Ainsi de ce que nous appelons souvent le Triangle d'Or Parisien, à savoir les arrondissements de l'Ouest de Paris, 8e, 16e ou 17e arrondissement. Ces quartiers présentent en effet la meilleure image de marque.
Au-delà de l'adresse postale, vous pouvez aussi trouver des services permettant de "faire plus local". Il en est ainsi du numéro de téléphone. Chaque ville a sa numérotation spécifique ; disposer du numéro propre à sa zone de chalandise est un véritable atout pour les entreprises ayant une cible locale. Demandez au domiciliataire s'il dispose de numéros SDA (Sélection Directe à l'Arrivée). Ce sont des numéros qui peuvent être affectés en renvoi vers votre portable, un autre numéro fixe, voire une permanence téléphonique.
Quelle surface peut être louée à l'heure, à la demi-journée ou à la journée ? Quelles sont ces surfaces ? Une salle de réunion ou un bureau de réception sont toujours utiles lorsque votre partenaire commercial souhaite "vous rendre visite à votre adresse."
Toute adresse, qu'elle soit d'ailleurs personnelle ou professionnelle, devrait recevoir le même niveau de service de La Poste. Ceci est bien sûr pure théorie (le fameux service public). L'expérience de chacun montre que tel n'est pas le cas. Un courrier qui n'arrive pas, ou que le facteur ne prend pas la peine de chercher, surtout en période de congés. Un nom qui ne correspond pas exactement. Autant de cas qui font que votre courrier n'est pas acheminé.
Que demander au domiciliataire ?
- est-il en contact direct avec le facteur ?
- comment le facteur délivre-t-il le courrier ? Le plus sécurisant étant quand le facteur laisse l'ensemble du courrier de l'adresse sur place et laisse le domiciliataire faire le tri. Seul ce dernier connaît à la fois le nom de l'entreprise, de son ou ses dirigeants, voire de ses collaborateurs. Car nombre de courriers peuvent être adressés personnellement. Un facteur aurait donc tendance à refuser le courrier ; alors que le domiciliataire saurait exactement affecté le courrier à la bonne entreprise.
Enfin, vous pouvez ne plus avoir à fréquenter votre bureau de poste ! Finies les queues interminables derrière les particuliers venus pour acheter des timbres, réclamer un colis perdu... Un véritable centre d'affaires a sa propre machine à affranchir, avec des tarifs préférentiels reservés aux professionnels (ex: lettre verte). Vous pouvez ainsi envoyer lettres, recommandés et colis avec imputation de vos frais d'envoi sur votre compte pro.
Par courrier important, lettre recommandée ou pli d'huissier. Tout courrier, généralement signé, qui fait courir un délai. Il faut donc absolument que vous soyez prévenu immédiatement.
Il est une tendance de fond, nouvelle et profonde: s'il y a de moins en moins de courriers à recevoir, mais de plus en plus de colis. Tout professionnel est amené à commander sur internet, et recevoir ses commandes à son adresse professionnelle est un must à ne pas négliger.
Que se passe-t-il si un client, un prospect se présente à l'adresse de votre siège social. S'il se retrouve face à un mur de boîtes aux lettres, crédibilité zéro assurée. Par contre, un accueil assuré par du personnel qualifié est la meilleure solution pour contribuer à l'image de marque que vous avez mis du temps à bâtir.
Rejoindre un centre d'affaires est aussi faire le choix de rejoindre une communauté d'entrepreneurs. Des rencontres régulières lors d'événements réseau ou même fortuites lorsque vous venez retirer vos courriers ou colis sont toujours un plus pour le développer votre réseau.
Pouvez-vous me présenter à une banque à proximité ? Connaissez-vous un bon assureur pour ma RC professionnelle ? J'ai besoin d'un avocat d'affaires au plus vite ! Dans votre quotidien de chef d'entreprise, vous aurez à gérer urgences, imprévus ou nouveaux projets. Quel gain de temps si vous pouvez être introduit auprès du bon professionnel qui saura vous épauler au moment venu. Un véritable centre d'affaires est là pour ça : entretenir un carnet de contacts, de liens personnels avec les meilleurs partenaires pour votre entreprise. Il ne s'agit pas de donner une adresse des pages jaunes, mais de mettre en relation personnelle avec Mr X de la société Y, expert en Z !
Lorsque le choix ne se porte pas sur l'aspect prestigieux de l'adresse - Paris étant l'illustration typique - le critère proximité est le plus prépondérant. Ce peut être la proximité par rapport à l'adresse personnelle ou par rapport à un trajet que vous avez ou aurez l'habitude de faire régulièrement. Cela implique que vous choisissiez une adresse :
- bien desservie par les transports (Autoroutes, Gares, etc)
- doté d'un parking facile d'accès et gratuit si vous utilisez principalement un véhicule
L'entrepreneur est souvent seul à bord. Difficile de partager son quotidien, si ce n'est entre entrepreneurs. Les questions à poser:
- est-ce qu'une personne m'accueille lorsque je viens chercher le courrier ? Astuce: et si en plus on vous offre le café, c'est royal au bar!
- y a-t-il des événements organisés entre entrepreneurs ?
Vous pouvez maintenant faire un comparatif éclairé et comprendre ce qui fait de Nikolsen un véritable Centre d'Affaires. Pour découvrir nos trois adresses de domiciliation :
Paris 17e Cergy-Pontoise Le Havre
Vous comprendrez donc que notre approche s'appuie sur toute notre expérience décrite au travers de cet article. Ainsi, chacun de nos centre d'affaires offre les services décrits ci-dessus, avec du personnel d'accueil pour vous proposer un café, vous remettre le courrier en main propre et être à votre écoute. Souriez, vous êtes chez Nikolsen !