Toute entreprise se doit d'avoir une adresse pour son siège social, qu'il s'agisse d'une adresse de bureaux, de locaux d'activités ou d'une domiciliation. Etudions ici les critères à prendre en compte si vous avez besoin d'un espace de travail permanent pour exercer votre activité.
Il est évident que vous n'aurez pas besoin du même genre d'installations si vous êtes charpentier, restaurateur, un centre d'appels ou encore une agence de design.
Deux critères à prendre en compte :
Accueillerez-vous des personnes extérieures à l'entreprise ou est-ce seulement un espace dédié à vos collaborateurs ?
Aurez-vous des marchandises à stocker?
EST-CE UN ETABLISSEMENT OUVERT AU PUBLIC ?
Tout d'abord, par « public », nous entendons les personnes externes à l'entreprise. Cela inclut vos clients, prospects, partenaires, ... indépendamment du type d'espace mis à disposition (payant, gratuit, privatifs, etc.).
Dans le cas où vous n'hébergez que vos propres employés avec seulement des réunions ponctuelles avec vos clients, le type d'établissement dont vous aurez besoin sera vraisemblablement un bureau.
Pour déterminer la taille du bureau, vous devez tenir compte du nombre d'employés qui travailleront en interne. Bien que la loi française n'impose pas d'espace minimum, il y a des recommandations en ce domaine : il est communément admis un espace de 7 à 10 mètres carrés par collaborateur. En outre, si vous avez une entreprise où l’activité implique des appels téléphoniques constants, l'espace par travailleur pourra être plus individualisé. Dans le cas des salles de réunion, vous pouvez partir sur une base de trois mètres carrés par personne.
Si votre activité professionnelle consiste à recevoir des clients ou des prospects en libre accès, vos locaux devront respecter les normes des « établissements recevant du public » (ERP). Ces établissements sont classés en cinq catégories :
1 est celui qui a le plus de capacité (plus de 1 500 personnes)
4 celui qui a le moins de capacité (moins de 300)
5 est réservée à d'autres types d'établissements comme les hôtels ou les salles d'expositions.
De ce point de vue, vous devez choisir vos installations en fonction du nombre de personnes que vous pensez recevoir au maximum et de la nature de votre activité. Vous devez considérer aussi qu’il y a un espace minimum pour chaque client et des mesures de sécurité telles que le nombre de sorties de secours.
AVEZ-VOUS BESOIN DE STOCKER DES MARCHANDISES?
Si votre entreprise a besoin d'un espace pour stocker des marchandises, vous devez plutôt regarder du côté du local d'activité. Celui-ci combine à la fois entrepôts et bureaux.
Si votre activité implique le stockage de matières dangereuses, vous devrez demander une autorisation pour pouvoir les stocker et votre local d’activité devra être soumis à des inspections des autorités de régulation de votre secteur.
Pour stocker des marchandises, vous avez également la possibilité d'externaliser stockage et services associés en ayant recours à une entreprise de logistique.
CONCLUSION
Afin de choisir les locaux les mieux adaptés à votre entreprise, vous devez ainsi être vigilant sur des points tels que la taille de l'entreprise, la nature de votre activité, votre besoin de stocker ou non des marchandises ou de recevoir vos clients.