Para poder ejercer su actividad, es necesario que un centro de negocios tenga un "agrément préfectoral", que es una autorización de la policía de la prefectura.
Dicha autorización puede solicitarse al servicio de policía departamental en el que se encuentre la sede del centro de negocios o la sede de la policía si el centro en cuestión tiene su domicilio social en París. El "agrément préfectoral" debe renovarse cada seis años. Si el director del centro de negocios cumple con las condiciones de honorabilidad (por ejemplo, no se encuentra en una situación de quiebra personal), la autorización se concede generalmente sin complicaciones después de solicitarla a la prefectura pertinente.
El número de "agrément préfectoral" es importante para establecer un contrato de domiciliación entre una empresa y un centro de negocios. De hecho, desde 2012, todo centro de negocios que ofrezca un servicio de domiciliación debe proporcionar un número correspondiente al "agrément préfectoral" para que la domiciliación de las empresas en el centro sea válida. Sin este número, cualquier empresa que intente registrar su dirección será rechazada por el registro de comercio y de sociedades (RCS en francés).
Documentos para proporcionar para solicitar un "agrément préfectoral"
Para obtener el "agrément préfectoral", se requiere un dossier que incluya la siguiente información:
- Un formulario de declaración debidamente cumplimentado. El formulario se puede encontrar en internet.
- Una prueba de la disponibilidad del local (declaración catastral, plano del local o una descripción detallada con imágenes que la avalen).
- Un documento que certifique que la empresa posee o arrienda las instalaciones.
- Un certificado de honorabilidad del director del centro si es el único administrador. Si hay otros miembros en la dirección, accionistas o asociados con al menos el 25% de las acciones o votos en la empresa, también deberán presentar un certificado.
- Una copia del DNI o pasaporte de los representantes legales, accionistas y asociados.
- Una copia de los estatutos de la constitución de la sociedad (solo en el caso de una persona moral).
- El número K-bis del centro.
Una vez que la policía haya aprobado la solicitud, se asigna número de "agrément préfectoral" al centro de negocios. Este número, que es la prueba de que la empresa puede ofrecer un servicio de domiciliación legalmente, debe aparecer en todos los contratos establecidos con las empresas que deseen utilizar la dirección del centro de negocios para sus compañías.
Conclusión
Es importante saber que ofrecer y ejercer un servicio de domiciliación sin el "agrément préfectoral" puede sancionarse con una multa de 7.500 euros o incluso con una pena de prisión de hasta seis meses.
Si el centro de negocios obtiene el "agrément préfectoral", el último paso antes de comenzar a ofrecer un servicio de domiciliación perfectamente legal es registrarse en el RCS pertinente, como cualquier otro tipo de sociedad en Francia.