Si le gustaría obtener una dirección para su empresa, deberá firmar un contrato de domiciliación.
Un contrato de domiciliación es un acuerdo mediante el cual el proveedor de un servicio de domiciliación (un centro de negocios) permite a una compañía usar la dirección del centro como la dirección de su sede social o de su establecimiento secundario. Las instalaciones del centro pueden ser utilizadas por la empresa domiciliada previa reserva y sujetas a las condiciones establecidas en el contrato.
INFORMACIÓN INCLUIDA EN EL CONTRATO
Un contrato de domiciliación normalmente dura tres meses. Se renueva automáticamente al final del período a menos que una de las partes haya expresado el deseo de terminarlo. Tal contrato generalmente debe incluir las siguientes secciones:
- Información tanto del proveedor del servicio de domiciliación como de la empresa a domiciliar. Esta información consiste en la razón social del centro y la empresa, su forma jurídica, las direcciones del centro y la dirección personal del director de la empresa, su número en el registro de comercio y de sociedades, y el capital de constitución de ambas partes. En caso de tratarse de un establecimiento secundario, debe proporcionarse la dirección de la sede social de la empresa en lugar de la dirección personal del director.
- El número del "agrément préfectoral" (número de autorización de la prefectura), que es obligatorio tener para un centro de negocios para estar habilitado a proporcionar un servicio de domiciliación.
- Los servicios incluidos en el acuerdo de domiciliación, así como el precio total del plan seleccionado. De existir algunos servicios opcionales que generalmente no se incluyen en el plan, las tarifas pueden especificarse en el contrato, aunque no es obligatorio mientras la información esté disponible.
- Precisar el monto de la fianza si el centro de negocios requiere una.
- La duración del contrato junto con las condiciones de ruptura y las cláusulas de resolución en tal caso.
- Las obligaciones de la empresa al hacer uso del servicio de domiciliación o las instalaciones del centro.
LAS OBLIGACIONES DEL CENTRO DE DOMICILIACIÓN
El proveedor del servicio de domiciliación debe, en primer lugar, estar en posesión de un número de "agrément préfectoral", que debe figurar en el contrato. Esta autorización debe renovarse cada seis años. Sin él, el servicio de domiciliación no es legal.
Además, el proveedor debe informar al registro de comercio y sociedades (conocido como RCS en Francia) sobre cualquier cambio relacionado con la empresa, desde su actividad principal hasta su razón social. Todos los años, antes del 15 de enero, una lista con las empresas que todavía están domiciliadas en el centro se debe proporcionar al registro de comercio y, en caso de incumplimiento de contrato, el centro debe notificarlo al RCS de inmediato. También debe advertir al RCS en caso de que ningún representante de una determinada compañía haya recogido ni mostrado ningún interés por su correspondencia en un período de tres meses, ya que puede ser una indicación de abandono de la empresa.
El mismo director del centro de negocios debe también seguir una serie de condiciones de honorabilidad para que se le habilite a proporcionar tal servicio. Las condiciones son:
- No haber ingresado en prisión por un periodo superior a tres meses por delitos de blanqueo de capital, fraude, robo, etc.
- No haber sido privado del permiso para ejercer un servicio de domiciliación en los últimos cinco años.
- La actividad está prohibida para aquellos dirigentes que se encuentren en una situación de bancarrota personal o a los que se les haya prohibido ejercer actividades de gestión y dirección.
En lo que respecta a los requisitos del local del centro de negocios, para que sea óptimo para las empresas que contraten un servicio de domiciliación, se pueden señalar los siguientes:
- El centro no puede establecerse en la residencia personal del propietario, ni en un local en el que el contrato de alquiler estipule que el establecimiento está diseñado como vivienda.
- Para que se permita el servicio de domiciliación, el dueño debe proporcionar una prueba de que el local del centro está a su disposición. Esto se puede demostrar por medio de una escritura de propiedad o un contrato de arriendo que le permita ejercer una actividad profesional en el local en cuestión.
- El centro de negocios debe estar provisto de al menos una sala equipada que garantice la confidencialidad de las empresas que deseen usarla. También debe tener espacio suficiente para alojar una asamblea general o recibir clientes.
- Además, debería formar parte de un centro de negocios un espacio creado para la custodia de archivos legales y jurídicos, garantizando el acceso a los mismos a la compañía en cuestión.
LAS OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS DOMICILIADAS
El director de una empresa que solicita un servicio de domiciliación tiene cuatro obligaciones principales.
En primer lugar, debe informar al centro de negocios de cualquier cambio en la compañía, por ejemplo, si deciden cambiar de actividad profesional. Esto se debe al hecho de que el centro de negocios tiene la obligación de informar al RCS de cualquier modificación hecha en una empresa domiciliada ahí.
En segundo lugar, debe hacer un uso adecuado del servicio y del local. Dicho de otra forma, un servicio de domiciliación no se puede utilizar para llevar a cabo una actividad ilegal.
En tercer lugar, al registrar la empresa en el Tribunal de Comercio, el director debe hacer referencia al contrato de domiciliación, indicando los detalles del centro de negocios (razón social, número de “agrément prefectoral” y dirección), así como los detalles de la propia empresa.
Por último, la empresa domiciliada está obligada a dar permiso al centro de negocios de recibir correspondencia y notificaciones en su nombre.
LOS DOCUMENTOS A PROPORCIONAR PARA UN CONTRATO DE DOMICILIACIÓN
Las empresas que desee, establecer un contrato de domiciliación en un centro de negocios deben proporcionar los siguientes documentos:
- Fotocopia del carnet de identidad o pasaporte o cualquier otro documento identificativo del director de la empresa.
- Prueba de vivienda del director (salvo en el caso de extranjeros no residentes en Francia). Esta se puede tratar de una factura del gas o de la luz, un recibo de alquiler, etc. No puede tener más de tres meses de antigüedad.
- Un número de cuenta bancaria para pagar los servicios.
- Un número K-bis (de registro). En caso de crear una nueva empresa, el contrato de domiciliación se necesita normalmente para poder registrar la empresa, así que se puede entregar hasta tres semanas después de la firma del contrato. Para las empresas extranjeras que abran un establecimiento secundario en Francia, deben proporcionar el extracto con el número de registro de la sede social en sus países de origen.
Una vez ambas partes hayan firmado el contrato de domiciliación, se debe enviar al registro de sociedades pertinente junto al resto de documentos para crear una empresa o un establecimiento secundario.