Pour pouvoir exercer son activité, il est nécessaire qu'un centre d'affaires soit titulaire d’un agrément préfectoral.
Un tel agrément peut être demandé auprès du service de police préfectoral où se trouve le siège du centre d'affaires ou du siège de la police si le centre en question a son siège social à Paris. L'agrément préfectoral doit être renouvelé tous les 6 ans. Si le directeur du centre d'affaires remplit les termes d'honorabilité (par exemple, ne pas être en situation de faillite personnelle), l'approbation est généralement accordée sans complications après l'avoir demandée à la préfecture pertinente.
Le numéro de l'agrément préfectoral est important pour établir un contrat de domiciliation entre une entreprise et un centre d'affaires. En effet, depuis 2012, tout centre d'affaires qui propose un service de domiciliation doit fournir un numéro correspondant à l'agrément préfectoral afin que la domiciliation des entreprises du centre soit valide. Sans ce numéro, toute entreprise tentant d'enregistrer son adresse sera refusée par le registre du commerce et des sociétés (RCS).
Documents à fournir pour demander un agrément préfectoral
Pour obtenir l'agrément préfectoral, un dossier contenant les informations suivantes est exigé:
- Un formulaire de déclaration dûment complété. Le formulaire peut être trouvé en ligne.
- Une preuve de disponibilité des locaux (déclaration cadastrale, plan d'étage des locaux ou une description détaillée avec des photos à l'appui).
- Un document certifiant que l'entreprise possède ou loue les locaux.
- Un certificat d'honorabilité du directeur du centre s'il est le seul directeur. S'il y a d'autres membres dans la direction, des actionnaires ou des associés détenant au moins 25% des actions ou des votes dans l'entreprise, ils devront également fournir un certificat.
- Une copie de la carte d'identité ou du passeport des représentants légaux, des actionnaires et des associés.
- Une copie des statuts de la constitution de l'entreprise (uniquement dans le cas d'une personne morale).
- Le numéro K-bis du centre.
Une fois la demande validée par la police, un numéro d'agrément préfectoral est attribué au centre d'affaires. Ce numéro, qui est la preuve que la société peut légalement offrir un service de domiciliation, doit apparaître sur tout contrat conclu avec des entreprises souhaitant utiliser le centre d'affaires comme siège social.
Conclusion
Il est important de savoir que l'offre et l'exercice d'un service de domiciliation sans l'agrément préfectoral peuvent être sanctionnés d'une amende de 7 500 € ou même d'une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à six mois.
Si le centre d'affaires obtient l'agrément préfectoral, la dernière étape à franchir avant d'effectuer un service de domiciliation parfaitement légal est de s'inscrire dans le RCS pertinent, comme tout autre type de société.