Le contrat de domiciliation

Pour obtenir une adresse pour votre entreprise en utilisant les services d’un centre d’affaires, vous devez souscrire un contrat de domiciliation.

Un contrat de domiciliation est un accord par lequel le domiciliataire (un centre d’affaires) permet à une entreprise d’utiliser l’adresse du centre en tant qu’adresse de son siège social ou d'établissement secondaire. Les locaux du centre sont mis à disposition de l’entreprise sous réserve et conformément à les conditions établies dans le contrat.

INFORMATIONS À INCLURE DANS LE CONTRAT

Un contrat de domiciliation a une durée minimal de trois mois, telle que fixée par la réglementation en vigueur. Il est renouvelé par tacite à la fin de la période sauf qu’une des parties manifeste sa volonté de l’arrêter. Généralement, ce type de contrat a les sections suivantes :

• Des informations du domiciliataire et de l’entreprise domiciliée. Ces informations consistent en la raison sociale du centre et de la société, leur forme juridique, l’adresse du centre et l’adresse personnelle du dirigeant de l’entreprise, le numéro d’enregistrement au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et le montant du capital de constitution de l’un et l’autre. Dans le cas d’un établissement secondaire, c’est l’adresse du siège social qui doit être fournie au lieu de l’adresse personnelle du dirigeant.
• Dans le cas du centre d’affaires, le numéro d’agrément préfectoral, qui est obligatoire pour tout centre qui veut offrir un service de domiciliation.
• Les services inclus dans le contrat de domiciliation, ainsi que le prix total du plan choisi. S’il y a des services optionnels qui ne sont pas généralement inclus dans le plan, les tarifs supplémentaires peuvent apparaître spécifiés dans le contrait, bien qu’il n’est pas obligatoire à condition que cette information est disponible autrement.
• Préciser le montant du dépôt de garantie si jamais le centre d’affaires l’exige.
• La duration du contrat ainsi que les conditions de résiliation et les clauses de résolution, le cas échéant.
• Les obligations de l’entreprise pour l’usage correct du service de domiciliation et du local du centre.

LES OBLIGATIONS DU CENTRE D’AFFAIRES

Le domiciliataire doit, avant tout, avoir un numéro d’agrément préfectoral, qui doit apparaître dans le contrat de domiciliation. Cet agrément doit être renouvelé tous les six ans. Sans l’agrément préfectoral, le service de domiciliation n’est pas légal.

De plus, le domiciliataire a le devoir d’informer le RCS à propos de tout changement des entreprises domiciliées, soit leur raison social ou leur activité principale. Chaque année, avant le 15 janvier, il faut proportionner au RCS une liste comprenant toutes les sociétés qui sont encore domiciliées et, en cas de résiliation du contrat, le centre doit notifier le RCS immédiatement. Il faut aussi informer le RCS si aucun représentant d’une société n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, parce que cela pourrait signifier l’abandon de l’entreprise.

Le dirigeant du centre d’affaires lui-même doit respecter une série de conditions d’honorabilité pour pouvoir offrir une domiciliation. Ces conditions sont :

• Ne pas avoir faire l’objet d’une condamnation de plus de trois mois pour des crimes tels que blanchiment d’argent, vol, fraude, etc.
• Ne pas avoir être privé de l’agrément pour exercer l’activité de domiciliation dans les cinq années précédentes.
• L’activité est interdite si le dirigeant du centre d’affaires est dans une situation personnelle de faillite ou il a une interdiction de gérer.

En ce qui concerne les locaux du centre d’affaires, les conditions pour être optimales pour une entreprise qui vient de souscrire un service de domiciliation seraient les suivantes :

• Le local du centre d’affaires ne peut pas être la résidence personnelle du domiciliataire, ni même s’il est locataire et le bail de location spécifie que l’établissement est destiné à l’habitation.
• Pour pouvoir offrir un service de domiciliation, le domiciliataire doit fournir une attestation en prouvant qu’il dispose des locaux pour le centre d’affaires. Il peut prouver cela avec un bail de location permettant l’exercice d’une activité commerciale ou une attestation de propriété.  
• Le centre d’affaires doit avoir à disposition des entreprises au moins une salle qui peut assurer la confidentialité des domiciliés qui veulent l’utiliser. La salle doit aussi avoir l’espace pour la tenue des assemblés générales ou pour recevoir des clients.
• Un espace pour garder les archives légales et comptables des entreprises en garantissant aux entreprises concernées l’accès à eux.

LES OBLIGATIONS DES ENTREPRISES DOMICILIÉES

Le dirigeant d’une société qui veut souscrire un service de domiciliation a quatre obligations principales.

D’abord, il doit informer son domiciliataire de tout changement dans l’entreprise ; par exemple, s’il décide de changer l’activité principale de son entreprise. Cela est dû à le fait que le centre d’affaires doit informer au RCS de toute modification des sociétés y domiciliées.

Deuxièmement, les entreprises domiciliées doivent utiliser le service et les locaux correctement. C’est-à-dire, un service de domiciliation ne peut pas être utilisé pour effectuer des activités illégales ni comme établissement secondaire si le contrat stipule que le centre d’affaires est le siège social.

En troisième lieu, au moment d’enregistrer l’entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce, le dirigeant doit mentionner le contrat de domiciliation avec les détails du centre d’affaires (nom, adresse et numéro d’agrément préfectoral) ainsi que les détails de sa propre société.

En fin, la société domiciliée doit donner mandat au centre d’affaires de recevoir en son nom son courrier et ses notifications.

LES DOCUMENTS À FOURNIR POUR UN CONTRAT DE DOMICILIATION

Les sociétés qui veulent souscrire un contrat de domiciliation avec un centre d’affaires doivent fournir les documents suivants :

• Une copie de la carte d’identité ou passeport du dirigeant de l’entreprise.
• Une attestation de résidence du dirigeant telle qu’une quittance de loyer ou une facture du gaz. Dite attestation ne doit pas dépasser trois mois d’ancienneté.
• Un RIB pour les dépenses du service. Les paiements en espèces sont interdits.
• Un formulaire avec les détails de la société comme mentionné avant (raison social, activité principale, forme juridique, etc.).
• Un extrait du numéro K-bis. Dans le cas de création d’une nouvelle société, le contrat de domiciliation est normalement exigé pour enregistrer l’entreprise, donc le K-bis peut être fourni jusqu’à trois semaines après la signature du contrat. Pour des établissements secondaires, le K-bis du siège social doit être fourni.

Une fois le contrat de domiciliation a été signé par les deux parties, il doit être soumis au centre des formalités des entreprises (CFE) correspondant avec le reste des documents pour créer une entreprise ou ouvrir un établissement secondaire.